Skip to main content
Of course. This is an excellent request as Accounts Receivable (AR) is the direct counterpart to Accounts Payable. The logic and structures are mirror images of each other. Here is the complete documentation for an Accounts Receivable implementation, covering the AR form structure, its relation to the sales invoice data, and the creation of an AR Aging report.

​
Dokumentasi Lengkap: Alur dan Implementasi Piutang Usaha (Accounts Receivable)

Dokumen ini menjelaskan alur kerja, struktur data, dan visualisasi untuk modul Piutang Usaha (Accounts Receivable/AR). Alur ini dimulai dari pembuatan invoice untuk pelanggan, yang secara otomatis akan membuat entri AR dan jurnal akuntansi, hingga pemantauan penagihan melalui Laporan Umur Piutang (AR Aging).

​
Bagian 1: Struktur Formulir Entri AR / Pembuatan Invoice

Tidak seperti AP di mana Anda menerima dokumen eksternal, dalam AR, formulir entri adalah formulir pembuatan invoice itu sendiri. Saat Anda mengisi formulir ini dan menyimpannya, Anda secara bersamaan membuat invoice untuk pelanggan dan mencatat transaksi piutang di sistem akuntansi Anda. Formulir ini dibagi menjadi tiga bagian logis:

​
A. Informasi Header (Kepada Siapa dan Kapan)

  • Customer Name (Nama Pelanggan): Nama pelanggan yang akan ditagih.
  • (Praktik Terbaik: Gunakan daftar dropdown yang terhubung ke tabel master pelanggan untuk konsistensi data.)
  • Invoice Number (Nomor Invoice): Nomor unik yang Anda berikan untuk invoice ini.
  • (Sistem harus menghasilkan nomor ini secara otomatis dan berurutan untuk mencegah duplikasi.)
  • Invoice Date (Tanggal Invoice): Tanggal penerbitan invoice.
  • Payment Terms (Syarat Pembayaran): Syarat pembayaran yang disepakati (misalnya, Net 30, Due on Receipt).
  • Due Date (Tanggal Jatuh Tempo): Tanggal invoice harus dibayar. (Seringkali dihitung otomatis dari Invoice Date + Payment Terms).
  • Sales Order (SO) Number (Nomor Pesanan Penjualan): Jika invoice ini terkait dengan pesanan penjualan sebelumnya.

​
B. Rincian Baris / Distribusi Pendapatan (Apa yang Dijual)

Bagian ini merinci produk atau jasa yang dijual dan menentukan sisi Kredit dari jurnal akuntansi Anda.
  • Product/Service Description (Deskripsi Produk/Jasa): Deskripsi detail dari item yang dijual.
  • Quantity (Kuantitas): Jumlah unit yang dijual.
  • Unit Price (Harga Satuan): Harga per unit.
  • Amount (Jumlah): Total untuk baris tersebut (Quantity x Unit Price).
  • GL Account (Akun GL): Akun General Ledger yang akan dikreditkan. Biasanya ini adalah akun Pendapatan (misalnya, 4100 - Pendapatan Penjualan, 4200 - Pendapatan Jasa).
  • (Praktik Terbaik: Tautkan produk/jasa ke akun pendapatan default untuk otomatisasi.)

​
C. Ringkasan dan Total (Kontrol dan Pajak)

  • Subtotal: Total dari semua baris Amount.
  • Sales Tax (Pajak Penjualan/PPN): Jumlah pajak yang dibebankan.
  • (Sistem harus dapat menghitung ini berdasarkan tarif pajak yang berlaku.)
  • Shipping/Freight (Biaya Kirim): Biaya pengiriman yang dibebankan kepada pelanggan.
  • Invoice Total: Jumlah total akhir yang harus dibayar pelanggan (Subtotal + Tax + Shipping).

​
Bagian 2: Struktur Tabel Database & Relasi Kolom

Saat formulir di atas disimpan, datanya akan mengisi tabel-tabel berikut.

​
Tabel 1: Sales_Invoices (Data Header)

Nama Kolom (Field Name)DeskripsiRelasi ke Formulir
sales_invoice_idID unik internal untuk invoice.(Internal)
customer_idForeign Key ke tabel Customers.Customer Name
invoice_numberNomor unik invoice.Invoice Number
invoice_dateTanggal penerbitan invoice.Invoice Date
due_dateTanggal jatuh tempo.Due Date
invoice_subtotalTotal sebelum pajak.Subtotal
tax_amountJumlah pajak.Sales Tax
shipping_amountBiaya pengiriman.Shipping/Freight
invoice_totalTotal akhir invoice.Invoice Total
balance_dueSisa saldo yang belum dibayar.(Dihitung: invoice_total - amount_paid)

​
Tabel 2: Sales_Invoice_Line_Items (Data Rincian)

Nama Kolom (Field Name)DeskripsiRelasi ke Formulir
line_idID unik internal untuk baris rincian.(Internal)
sales_invoice_idForeign Key ke tabel Sales_Invoices.(Internal)
item_descriptionDeskripsi produk/jasa.Product/Service Description
quantityKuantitas.Quantity
unit_priceHarga satuan.Unit Price
line_totalTotal baris.Amount
revenue_gl_account_idID Akun GL Pendapatan yang akan dikredit.GL Account

​
Bagian 3: Alur Pembuatan Jurnal Akuntansi

Ketika formulir invoice disimpan, sistem secara otomatis membuat jurnal berikut. Skenario: Anda menerbitkan invoice INV-2023-001 kepada “PT Klien Sejahtera” senilai Rp 1.100.000 (Rp 1.000.000 untuk jasa + Rp 100.000 untuk PPN). Jurnal Akuntansi yang Dihasilkan:
No. AkunNama AkunDebitKredit
1200Piutang Usaha (Accounts Receivable)Rp 1.100.000
4100Pendapatan JasaRp 1.000.000
2200Utang PPN (Sales Tax Payable)Rp 100.000
Untuk mencatat penjualan ke PT Klien Sejahtera, Inv #INV-2023-001
  • Debit ke Piutang Usaha (Akun Aset) untuk mencatat bahwa pelanggan berutang kepada Anda. Nilai ini berasal dari Invoice Total.
  • Kredit ke Akun Pendapatan untuk mengakui pendapatan yang Anda peroleh. Nilai ini berasal dari Subtotal atau total dari baris rincian.
  • Kredit ke Utang PPN (Akun Liabilitas) untuk mencatat pajak yang Anda kumpulkan dan harus disetorkan ke negara.

​
Bagian 4: Implementasi Laporan Umur Piutang (AR Aging)

Laporan Umur Piutang sangat penting untuk mengelola arus kas masuk dan melacak pelanggan yang terlambat membayar. Logikanya identik dengan AP Aging, tetapi fokusnya adalah pada uang yang akan diterima.

​
A. Kebutuhan Data

Tabel Sales_Invoices Anda harus memiliki data berikut untuk setiap invoice yang belum lunas:
  • customer_name (diambil dari tabel Customers via customer_id)
  • invoice_number
  • invoice_date
  • due_date (Kolom Kunci)
  • balance_due (Nilai yang akan dihitung umurnya)

​
B. Logika Perhitungan

Perhitungan didasarkan pada Hari Lewat Tempo (Days Overdue).
  • Rumus: Hari Lewat Tempo = Tanggal Hari Ini - Tanggal Jatuh Tempo
  • Jika hasilnya negatif atau nol, invoice masih Lancar (Current).
  • Jika hasilnya positif, invoice sudah Lewat Tempo.

​
C. Metode Visualisasi

1. Laporan Umur Piutang Rinci (Tabel Klasik) Menampilkan setiap invoice yang belum lunas, berguna untuk tim penagihan. Laporan Umur Piutang per tanggal: 15-12-2023
Nama PelangganNo. InvoiceTgl Jatuh TempoLewat TempoSaldo TotalLancar1-30 Hari31-60 Hari61-90 Hari90+ Hari
PT Klien SejahteraINV-00525-12-2023-10 hari5.000.0005.000.000
Toko Maju JayaINV-00320-11-202325 hari12.000.00012.000.000
CV Bintang TimurINV-00215-10-202361 hari3.500.0003.500.000
PT Klien SejahteraINV-00101-09-2023105 hari1.000.0001.000.000
------------------------------
TOTAL21.500.0005.000.00012.000.00003.500.0001.000.000
2. Laporan Umur Piutang Ringkas (Per Pelanggan) Berguna untuk manajer penjualan dan keuangan untuk melihat pelanggan mana yang paling banyak berutang dan paling lambat membayar. Ringkasan Umur Piutang per tanggal: 15-12-2023
Nama PelangganSaldo TotalLancar1-30 Hari61-90 Hari90+ Hari
PT Klien Sejahtera6.000.0005.000.0001.000.000
Toko Maju Jaya12.000.00012.000.000
CV Bintang Timur3.500.0003.500.000
------------------
TOTAL21.500.0005.000.00012.000.0003.500.0001.000.000
3. Visualisasi Grafis (Untuk Dasbor) Memberikan gambaran cepat tentang kesehatan piutang perusahaan.
  • Grafik Batang Bertumpuk (Stacked Bar Chart): Menunjukkan total piutang dan seberapa besar porsi yang lancar vs. yang terlambat.
  • Grafik Lingkaran (Pie Chart): Menyoroti persentase piutang yang berisiko tinggi (lewat tempo 90+ hari).
Dengan struktur ini, Anda memiliki alur kerja yang terintegrasi dari pembuatan tagihan hingga pemantauan penagihan, yang sangat penting untuk kesehatan keuangan perusahaan.

​
AP Form Layout

Excellent. Here is a simplified sample layout for an Accounts Receivable (AR) form, which is essentially the Sales Invoice creation form. It’s designed to be clean, intuitive, and capture all necessary information to generate both the customer-facing invoice and the backend journal entry. I will provide it in both English and Bahasa Indonesia.

​
Sample Form Layout (Simplified) - English

This layout represents what a user would see when creating a new invoice for a customer. 
=====================================================
            SALES INVOICE / AR ENTRY
=====================================================

--- CUSTOMER & INVOICE DETAILS ---
Customer Name: [Dropdown List of Customers]  *Required
Billing Address:[Auto-populates from Customer]

Invoice #:   [INV-2023-001] (Auto-generated)
Invoice Date:[Date Picker] *Default: Today
Pay Terms:   [Dropdown: Net 30, Net 15, Due on Receipt]
Due Date:    [Auto-calculates] (Read-only)
SO Number:   [Text Box] (Optional)

--- LINE ITEMS ---
# | Product/Service            | Description                       | Qty | Unit Price  | Amount
--|----------------------------|-----------------------------------|-----|-------------|----------------
1 | [Dropdown/Search] *Req     | [Text Box] (Can auto-fill)        | [Num] | [Number]    | [Auto-calc]
2 | [Dropdown/Search]          | [Text Box]                        | [Num] | [Number]    | [Auto-calc]

[ + Add Line ]

--- SUMMARY & TOTALS ---
                                         Subtotal:   [Auto-calculated]
                                Sales Tax (e.g., 11%):   [Number Input]% -> [Auto-calculated]
                                     Shipping Cost:   [Number Input]
                               ---------------------------------------
                                        **TOTAL DUE:**   **[Auto-calculated]**

--- NOTES & ACTIONS ---
Notes / Memo for Customer:
[ Text Area for special instructions, bank details, or terms ]

[ Save as Draft ]  [ Finalize & Send Invoice ]
Key Features of this Layout:
  • Automation: Fields like Invoice #, Due Date, and all totals are calculated automatically to reduce errors.
  • Data Integrity: Using dropdowns for Customer Name and Product/Service ensures consistent data entry by pulling from master lists.
  • Clear Workflow: The action buttons (Save as Draft, Finalize & Send) define the next steps in the process.
  • User-Friendly: The form flows logically from who you’re billing, to what you’re selling, to the final costs.

​
Contoh Tata Letak Formulir (Sederhana) - Bahasa Indonesia

Berikut adalah terjemahan dari tata letak formulir di atas untuk konteks Bahasa Indonesia. 
=====================================================
        INVOICE PENJUALAN / ENTRI PIUTANG
=====================================================

--- DETAIL PELANGGAN & INVOICE ---
Nama Pelanggan: [Daftar Dropdown Pelanggan]  *Wajib diisi
Alamat Tagihan:[Otomatis terisi dari data Pelanggan]

No. Invoice:   [INV-2023-001] (Dibuat otomatis)
Tgl. Invoice:[Pemilih Tanggal] *Default: Hari Ini
Syarat Bayar:  [Dropdown: Net 30, Net 15, Langsung Lunas]
Tgl. Jatuh Tempo:[Dihitung otomatis] (Read-only)
No. SO:      [Kolom Teks] (Opsional)

--- RINCIAN BARANG / JASA ---
# | Produk/Jasa                | Deskripsi                         | Jml | Harga Satuan | Jumlah
--|----------------------------|-----------------------------------|-----|--------------|----------------
1 | [Dropdown/Cari] *Wajib     | [Kolom Teks] (Bisa terisi otomatis)| [Angka] | [Angka]    | [Otomatis]
2 | [Dropdown/Cari]            | [Kolom Teks]                      | [Angka] | [Angka]    | [Otomatis]

[ + Tambah Baris ]

--- RINGKASAN & TOTAL ---
                                         Subtotal:   [Dihitung otomatis]
                                 Pajak (PPN, cth: 11%):   [Input Angka]% -> [Dihitung otomatis]
                                      Biaya Kirim:   [Input Angka]
                               ---------------------------------------
                                  **TOTAL TAGIHAN:**   **[Dihitung otomatis]**

--- CATATAN & TINDAKAN ---
Catatan / Memo untuk Pelanggan:
[ Area Teks untuk instruksi khusus, detail rekening bank, dll. ]

[ Simpan sebagai Draf ]  [ Finalisasi & Kirim Invoice ]